STUDIU DE CAZ: Cum Am Automatizat Procesele Juridice pentru o Casă de Avocatură prin Utilizarea Tehnologiei RPA

În cadrul eforturilor continue de a sprijini digitalizarea companiilor din România, ROBORA a automatizat cu succes procesele juridice pentru o casă de avocatură de top. Acest proiect demonstrează capacitatea noastră de a răspunde provocărilor specifice din domeniul juridic prin soluții personalizate de automatizare robotizată a proceselor (RPA), transformând operațiunile manuale în fluxuri de lucru digitale eficiente.

Context:

Casa de avocatură se confrunta cu o serie de provocări operaționale care îi afectau eficiența și capacitatea de a se concentra pe serviciile cu valoare adăugată ridicată pentru clienți. Procesul de conformitate KYC (Know Your Client) era desfășurat manual, necesitând în medie 3-4 ore pentru fiecare client nou, implicând verificări multiple în baze de date, extragerea și validarea informațiilor din documente scanate, și compilarea rapoartelor de conformitate. De asemenea, redactarea contractelor de asistență juridică și a acordurilor de confidențialitate (NDA) reprezenta un alt proces repetitiv și consumator de timp, avocații și personalul administrativ petrecând aproximativ 2 ore pentru fiecare set de documente. Aceste procese manuale nu doar că afectau productivitatea, dar generau și o rată de eroare de aproximativ 8%, necesitând revizuiri suplimentare și întârzieri în relația cu clienții.

Soluție:

ROBORA a dezvoltat și implementat o soluție completă de automatizare bazată pe tehnologia RPA pentru a adresa ambele provocări majore ale casei de avocatură. Abordarea noastră a inclus o analiză detaliată a fluxurilor de lucru existente și identificarea punctelor optime pentru intervenția RPA.

1. Pentru procesul KYC, am implementat roboți software capabili să:

• Extragă și să valideze automat datele din documentele de identitate ale clienților
• Verifice informațiile în multiple baze de date externe pentru conformitate AML (Anti-Money Laundering)
• Compileze rapoarte standardizate de conformitate, cu evidențierea potențialelor riscuri
• Arhiveze documentele verificate în sistemul intern al casei de avocatură

2. Pentru automatizarea completării contractelor, soluția RPA dezvoltată permite:

• Extragerea datelor relevante din formularele inițiale și documentele clientului
• Popularea automată a șabloanelor de contracte de asistență juridică și NDA
• Marcarea zonelor care necesită atenție specială sau personalizare
• Generarea documentelor finale în format electronic, pregătite pentru semnătură

Implementarea soluției a fost realizată în etape, pe parcursul a 6 săptămâni, incluzând analiza proceselor, dezvoltarea roboților, testarea și integrarea cu sistemele existente ale casei de avocatură. Am oferit training personalului pentru gestionarea excepțiilor și monitorizarea performanței roboților.

Rezultate:

Implementarea soluției de automatizare RPA a generat beneficii semnificative pentru casa de avocatură:

1. Reducerea timpului de procesare pentru procedurile KYC cu 85%, de la 3-4 ore la aproximativ 30 de minute per client, rezultând o economie de aproximativ 120 de ore lunar
2. Diminuarea timpului necesar pentru completarea contractelor cu 75%, de la 2 ore la aproximativ 30 de minute per set de documente, economisind aproximativ 80 de ore lunar
3. Reducerea ratei de eroare de la 8% la sub 1%, eliminând necesitatea revizuirilor multiple
4. Eliberarea avocaților de sarcinile administrative repetitive, permițându-le să se concentreze pe activități de valoare adăugată ridicată pentru clienți
5. Standardizarea proceselor și asigurarea conformității constante cu cerințele legale de KYC

În total, casa de avocatură a obținut o economie de aproximativ 200 de ore lunar, echivalentul a mai mult de un post cu normă întreagă, fără a reduce calitatea serviciilor oferite. Dimpotrivă, calitatea și consistența au crescut semnificativ.

Concluzie:

Acest studiu de caz evidențiază potențialul transformativ al automatizării proceselor robotizate în domeniul serviciilor juridice. Prin implementarea soluției RPA dezvoltate de ROBORA, casa de avocatură a reușit să optimizeze procese administrative critice, reducând costurile operaționale și îmbunătățind experiența clienților.

Succesul proiectului se datorează unei strategii bine planificate, colaborării strânse între echipa ROBORA și personalul casei de avocatură, precum și monitorizării constante a performanței soluției implementate. Transformarea digitală a devenit un factor-cheie în creșterea competitivității pe piața serviciilor juridice, permițând profesioniștilor să se concentreze pe activitățile care valorifică cel mai bine expertiza lor.

Rezultatele obținute demonstrează că automatizarea prin RPA nu reprezintă doar o soluție tehnologică, ci o schimbare strategică fundamentală în modul de operare al firmelor juridice moderne, oferind un avantaj competitiv semnificativ într-o industrie în continuă evoluție.

Descoperiți cum ROBORA poate fi partenerul dumneavoastră în această călătorie de transformare accesând website-ul nostru . Iar dacă vrei să afli cum automatizarea poate transforma afacerea ta, contactează echipa ROBORA pentru o consultanță gratuită, cu un click aici !

Pentru mai multe informații, explorează secțiunea noastră de resurse: Resurse utile pentru business-ul tău.