F64.ro — Automatizare cu impact imediat în departamentul financiar-contabil

Despre Client

F64.ro este cel mai important retailer specializat în echipamente foto, video și accesorii creative din România, cu o prezență online puternică și o bază de clienți de zeci de mii de profesioniști și pasionați. Ca business cu volum ridicat de tranzacții, F64 gestionează lunar sute de înregistrări contabile, reconcilieri și stornări — procese critice pentru sănătatea financiară a companiei.

Provocarea

Odată cu creșterea susținută a businessului, echipa financiar-contabilă F64 a resimțit nevoia de a eficientiza gestionarea volumelor mari de tranzacții din sistemul ERP. Activități precum procesarea manuală a notelor contabile și a stornărilor deveniseră un flux de lucru rigid, care consuma un număr mare de ore lunar din timpul specialiștilor. Pe lângă efortul uman considerabil, aceste rutine administrative îngreunau reconcilierile în perioadele de vârf (ex: Black Friday, sărbători) și limitau capacitatea echipei de a se concentra activități cu valoare adăugată.

Impactul Operațional

În faza de audit inițial, echipa ROBORA a identificat acest flux de lucru ca fiind un candidat ideal pentru automatizare prin tehnologia RPA(Robotic Process Automation), fiind caracterizat de:

• Efort manual intensiv: Procesul necesita verificări încrucișate și introducere de date linie cu linie, blocând experții financiar-contabili în task-uri pur administrative, cu valoare adăugată redusă.
• Scalabilitate limitată: creșteri ale volumului de vânzări (ex: sezonalitate, campanii) se traduceau direct într-o presiune operațională.
• Risc inerent de eroare: Fiind 100% dependent de intervenția umană, procesul de prelucrarea manuală a unui volum ridicat de date, era expus inevitabil greșelilor de tastare sau omisiunilor, chiar și în rândul celor mai experimentați specialiști.

În urma analizei noastre de fezabilitate, procesul a obținut un scor de 94% compatibilitate pentru automatizare, demonstrând un potențial major de eficientizare rapidă și un efort scăzut de adoptare  din partea utilizatorilor.

Soluția ROBORA

Pentru a rezolva acest blocaj operațional, echipa ROBORA a dezvoltat un „coleg digital” dedicat departamentului financiar-contabil. Am creat un robot software personalizat care preia integral munca de rutină, permițând experților contabili să se concentreze pe activități cu valoare adăugată.

Iată de ce soluția noastră a funcționat atât de bine:

• Integrare perfectă, fără schimbări de sisteme: Robotul acționează ca o punte invizibilă între documentele de lucru și sistemul ERP al companiei. Lucrează direct în interfața aplicațiilor deja existente — exact cum ar face-o un om, dar la o viteză mult superioară.
• Procesare inteligentă, nu doar click-uri: Nu execută orbește. Robotul „citește” volumele mari de date, aplică automat regulile financiare ale companiei și știe exact ce are de făcut, de ex: să genereze o notă contabilă sau să proceseze o stornare.
• Zero erori și siguranță totală: Dacă o informație lipsește din documente sau sistemul răspunde greu, robotul nu se blochează. Pune tranzacția respectivă „pe pauză”, alertează echipa umană pentru verificare și își continuă nestingherit treaba cu restul datelor.
• Simplitate la un click distanță: Echipa financiar-contabilă nu trebuie să aibă cunoștințe tehnice. Au la dispoziție un panou de control extrem de simplu: selectează operațiunea dorită, apasă „Start”, iar robotul face restul, livrând la final și un raport detaliat de activitate.

Gestionarea Inteligentă a Excepțiilor

În condiții reale de lucru, apar întotdeauna situații neprevăzute — date incomplete, documente neconforme sau răspunsuri întârziate din sistem. Soluția ROBORA a fost construită astfel încât să trateze aceste cazuri în mod controlat: semnalează clar ce necesită atenție, continuă procesarea acolo unde este posibil și oferă echipei vizibilitate completă asupra fiecărei situații cu notificări clare și capturi de ecran automate pentru rezolvare rapidă.

Metodologia de Livrare

Pentru o companie cu un volum mare de activitate, succesul unei automatizări nu stă doar în calitatea codului, ci și în modul de implementare. Proiectul a fost livrat de la zero în doar câteva săptămâni, printr-un cadru de lucru structurat, conceput să elimine riscurile operaționale și să asigure o adopție lină în cadrul echipei F64:

• Audit și Aliniere Strategică: Nu automatizăm pe presupuneri. Am început prin cuantificarea precisă a fezabilității. Orice decizie de arhitectură a fost documentată transparent și aprobată în prealabil de client, asigurând o aliniere totală cu obiectivele acestuia și zero costuri ascunse.
• Validare Riguroasă de Business (UAT): Înainte de lansare, robotul a fost testat extensiv pe date reale, direct de către utilizatorii finali din departamentul financiar-contabil. Nu am făcut trecerea în producție până nu am avut garanția acurateții.
• Tranziție Fără Întreruperi (Go-Live): Implementarea a fost gândită să nu perturbe activitatea zilnică a F64. Am susținut echipa cu sesiuni de instruire clare, transformând adopția tehnologiei dintr-o provocare într-un proces natural.
• Hypercare și Susținere Continuă: Parteneriatul nostru nu se încheie la predarea proiectului. Am asigurat 30 de zile de monitorizare proactivă (Hypercare) pentru a stabiliza, în caz de nevoie, robotul în mediul real de lucru, garantând un randament imediat al investiției (ROI).

Rezultate & Beneficii Obținute

Valoarea proiectului nu constă doar în automatizare, ci în rezultatele concrete obținute de echipa financiar-contabilă după integrarea robotului în fluxul de lucru:

Analiza pre-implementare și documentația de business au validat un impact operațional major:

• Reducerea timpului de procesare cu 90% — procesul rulează acum automat, la o fracțiune din timpul anterior
• 98% reducere a erorilor umane — înregistrările contabile sunt corecte, trasabile și gata de audit de fiecare dată
• 94+ ore/an recuperate dintr-un singur flux de lucru — eliberarea specialiștilor contabili de la sarcini de rutină, permițându-le concentrarea pe activități cu valoare adăugată
• Scalabilitate instantanee fără resurse suplimentare (financiare, umane sau de timp) — perioadele de vârf și creșterea anuală a activității sunt absorbite automat de robot, fără costuri adiționale
• Adopție rapidă, cu efort minim — soluția a fost gândită să fie simplă pentru utilizatori, iar interfața intuitivă a făcut ca tranziția să fie una naturală
• Conformitate 100% — procesul se execută identic de fiecare dată, în deplină aliniere cu politicile interne ale companiei, iar la finalul fiecărei rulări este generat automat un raport de activitate, pentru trasabilitate și audit complet

De Ce ROBORA?

Colaborarea cu F64.ro demonstrează capacitatea ROBORA de a înțelege în profunzime logica de business a companiilor de top și de a livra soluții de automatizare robuste, sigure și cu un ROI evident. Prin digitalizare și automatizare, nu doar rezolvăm o problemă operațională, ci contribuim direct la dezvoltarea clientului pe termen lung.

ROBORA a adus nu doar un robot pentru automatizare, ci un parteneriat complet de transformare digitală:

Pregătit să transformi și tu un proces repetitiv din compania ta într-un avantaj competitiv?

Programează o discuție de analiză gratuită cu echipa ROBORA la contact@robora.io sau scrie-ne pe pagina de contact.